UniDocs DMS
UniDocs DMS je softversko rešenje za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima u okviru organizacije. Izuzetan odnos cene i kvaliteta, pouzdanost sistema i brza i laka implementacija su samo neki od razloga zbog kojih UniDocs zaslužuje mesto u vašoj organizaciji.
Upravljajte dokumentima kroz poslovne procese Vaše organizacije
Šta je UniDOCS?
UniDocs je otvoren programski sistem za upravljanje dokumentacijom opšte namene. Izrađen je tako da zadovolji potrebe kako tehničkih tako i poslovnih informacionih sistema. Pogodan je za postavljanje u svim poslovnim sistemima, bez obzira na njihovu veličinu i delatnost.
Osnovni zadaci UniDocs-a su organizacija, standardizacija, upravljanje dokumentima i njihovim tokovima u okviru preduzeća ili nekim njegovim delovima. Omogućava obavljanje sledećih osnovnih funkcija u okviru poslovnog sistema:
- Upravljanje razmenom dokumenata između korisnika sistema
- Upravljanje razmenom dokumenata sa okolinom
- Kreiranje, organizacija, održavanje i efikasno korišćenje arhive dokumenata
- Čuvanje kompletne istorije događaja u sistemu
Moduli
Sastoji se iz baze podataka koja može biti postavljena na Oracle ili MS SQL Server sistem za upravljanje podacima (DBMS) i aplikativnog servera koji obezbeđuje manipulaciju datotekama dokumenata, upravljanje korisničkim direktorijumima i jedinstven pristup svim funkcijama UniDocs Servera. Obezbeđuje punu bezbednost datoteka i podataka, izuzetnu skalabilnost zbog mogućnosti postavljanja redudantnih aplikativnih servera uz automatski balans opterećenja, kao i veliku fleksibilnost načina instaliranja serverskog dela sistema.
Modul za definisanje strukture konkretnog dokumentacionog sistema koji se implementira. Korišćenje ovog modula ne zahteva programersko ili posebno informatičko znanje, a odnosi se na unošenje i održavanje implementacionih parametara preko standardnih Windows dijaloga koji određuju izgled i ponašanje konkretnog sistema (definisanje tipova i osobina dokumenta, korisnika i korisničkih grupa, dozvola i ograničenja pristupa dokumentima, procedura toka, oglasnih tabli…).
Glavni modul sistema, koji se nalazi na svakom računarskom radnom mestu i predstavlja univerzalno korisničko okruženje za rad sa dokumentima svih vrsta, sadržaja i porekla. Omogućava formiranje, obradu, slanje i arhiviranje dokumenata, pretraživanje arhive, rad sa revizijama, publikovanje dokumenata i pregled oglasnih tabli. Obezbeđuje alate za grupisanje dokumenata u predmete i projekte, uređivanja sadržaja i ostale operacije sa istim. Jednostavnost i intuitivnost ovog modula garantuje lako prihvatanje, jednostavnu i kratku obuku korisnika, uz potpunu standardizaciju računarskog okruženja.
Modul za nadgledanje čitavog sistema i korisnika u sistemu. Omogućava vršenje intervencija na toku dokumenata, pronalaženje i pregled dokumenata u bilo kom statusu, pregled nastalih međuverzija, statističke preglede, izveštaje i slično. UniDocs Manager je modul namenjem nadgledanju čitavog sistema, odnosno stanja procesa koji se u okviru njega odvijaju. Namenjen je rukovodiocima grupa, koji mogu da vrše intervencije u delegiranju poslova, odnosno nadgledaju njihovo obavljanje.
Aplikacija Arhiva predstavlja modul za upravljanje arhivnom dokumentacijom koji omogućava čuvanje kompletne arhive prema predefinisanim zakonskim regulativama. Pored toga omogućena je i brza i efikasna pretraga kompletne arhive kao i detaljan prikaz dokumenata čiji je period čuvanja, prema određenoj zakonskoj regulativi, istekao.
Modul za automatsko prepoznavanje teksta sa skeniranih, rasterskih dokumenata. Podržava različite jezike i pisma, čak i kombinacije latinice i ćirilice u okviru istog dokumenta. Omogućava smeštanje blokova prepoznatog teksta u opis dokumenta i slobodno pretraživanje po sadržaju.
Unidocs Reports je modul čijim korišćenjem se mogu dobit različiti izveštaji iz sistema poput delovodne knjige, listinga računa, prijemne knjige ali i mnogih drugih izveštaja koje korisnik može samostalno da definiše prema svojim potrebama
UniDocs Importer je modul koji služi za automatsko uvoženje skeniranih dokumenata direktno sa mrežnih ili flat bed skenera u radnu zonu korisnika na koga se taj dokument odnosi.
Proširenja
UniDocs AcadRef
AcadRef je proširenje (Add-inn) koje je specijalno dizajnirano za upravljanje AutoCAD crtežima koji su povezani sa spoljašnjim referenciranim crtežima ili rasterima kroz jedinstven korisnički interfejs.
Word, Excel i Outlook Add-Inn
Za vodeće programe za formiranje, izmene i pregled dokumenata poput MS Office alata UniDocs ima podršku koja omogućava njihovu potpunu integraciju u dokumentacioni sistem.
UniDocs Signature
UniDocs je opremljen podsistemom za elektronsko potpisivanje dokumenata digitalnim sertifikatom i smart karticom, primenjivim na bilo koji format zapisa datoteke dokumenta.
LoadBalance
LoadBalance je proširenje koje omogućava instalaciju UniDocs App Servera na više servera. LoadBalance meri opterećenost svih aplikativnih servera koji postoje u sistemu i njihovim rangiranjem usmerava korisnika na Aplikativni server sa najmanjim brojem zahteva tj. sa najmanjim opterećenjem.
Alarm Client
Pored osnovne funkcionalnosti alarmiranja korisnika u vidu zvučne i tekstualne poruke o radnjama koje su se desile ili se nisu desile nad dokumentom u skladu s radnjom koju je korisnik želeo da prati i koja je vezana za Client modul, postoji i Alarm Client kao posebna funkcionalnost UniDocs sistema za upravljanje dokumentima.
Karakteristike
Skalabilnost UniDocs-a omogućava njegovo brzo i uspešno uvođenje u preduzeća različitih veličina i složenosti, od nekoliko, pa sve do nekoliko hiljada radnih mesta. Brzo i lako se uvodi u sve delove preduzeća, bez obzira da li rade sa poslovnom, pravnom ili tehničkom dokumentacijom.- U potpunosti je prilagođen zahtevima tržišta i stvarnim, svakodnevnim potebama korisnika, što ga čini sistemom koji automatizuje, ubrzava i olakšava poslovanje preduzeća.
- UniDocs je razvijen od strane OSA Računarski inženjering u Beogradu, pa pored srpske verzije interfejsa i Help fajlova na raspolaganju su i engleska, slovenačka, ruska i bugarska verzija, a promena jezika se može vršiti automatski po želji korisnika.
- Veoma jednostavan za instalaciju, implementaciju bez potrebe za dodatnim programiranjem.
- Pruža podršku svim vrstama elektronskih dokumenata, bez obzira na njihovo poreklo i format računarskog zapisa (tekstovi, tabele, slike, tehnički crteži, skenirani rasterski dokumenti, zvučni i video zapisi, itd).
- UniDocs je kompatibilan sa svim editor-ima i viewer-ima koji rade u MS Windows okruženju, a za vodeće programe za formiranje, izmene i pregled dokumenata, MS Office, Adobe Acrobat/Reader, AutoCAD ima podršku koja omogućuje njihovu potpunu integraciju u dokumentacioni sistem.
- Ima mogućnost povezivanja sa bilo kojim od standardnih programskih alata za formiranje, izmene ili pregled dokumenata u sistemu (editori teksta, tabela, slika, tehničkih crteža, itd), što omogućava korisniku da nastavi rad u svim programima koje je koristio, što znatno smanjuje troškove obuke i samog sistema.
- Dokumenti se u sistemu čuvaju kao odvojene datoteteke u svom izvornom formatu zapisa. Ne koristi se BLOB ili slicna tehnologija, što obezbeđuje visok nivo performansi i zaštite dokumenata i podataka u sistemu.
- Obezbeđena podrška vodećim bazama podataka uključujući Microsoft SQL i ORACLE 9ig, kao i integrisanost sa Microsoft Windows platformom, MS Office – om, AutoCAD-om i svim ostalim postojećim klijentskim aplikacijama u sistemu.
- Poseduje sofisticiran sistem za definisanje prava i ograničenja na nivou pojedinačnog korisnika ili grupa korisnika zajedno sa integrisanim programom za manipulaciju fajlovima, obezbeđuje visok nivo sigurnosti dokumenata.
- Za razvoj se koriste standardni razvojni alati i poštuju usvojeni standardi i opšte prihvaćeni principi pri razvoju softvera, a obezbeđen je visok stepen saglasnosti sa operativnim sistemom MS Windows 2000/XP/Vista/7.
UniDocs je sistemski program, otvorene arhitekture, sa dokumentovanim modelom baze podataka i razvojnog okruženja koji pruža mogućnost dodatne integracije sa gotovo svakim informacionim sistemom i podsistemom u preduzeću. UniDocs zadovoljava EDMS/ECM standardne, kao i zahteve specifičnih standarda i specifikacija, kao što su ISO 15489, Moreqa i drugi.
Prednosti
Uvođenjem UniDocs Document Management System-a u vašu organizaciju obezbedili bi:- Uštedu u vremenu za pronalaženje, razmenu i pristup dokumentaciji,
- Jedinstvenu sredinu za rad sa dokumentima,
- Podršku standardima,
- Optimizovano moderno preduzeće,
- Veću brzinu i pouzdanost distribucije dokumentacije,
- Eliminisanje mogućnosti kašnjenja i gubitka dokumentacije,
- Veću preglednost poslovanja kroz praćenje poslovnih zadataka i predmeta,
- Implementaciju poslovnih pravila i radnih procedura (work-flow),
- Centralizaciju arhivske građe,
- Oslobađanje prostora koji je do tada korišćen za smeštaj arhive,
- Dostupnost i strogo kontrolisan pristup dokumentima u skladu sa definisanim pravima za rad svih autentifikovanih i autorizovanih korisnika,
- Visok nivo bezbednosti dokumenata, jer bez obzira na lakoću korišćenja UniDocs zadovoljava najstrožije zahteve bezbednosti informacionih sistema, čuvajući dokumenta i podatke od slučajnih grešaka ili neovlašćenih upada u sistem,
- Smanjene troškove rada sa dokumentacijom i troškove potrošnog materijala,
- Optimizovane poslovne procese i povećanu produktivnost zaposlenih,
- Tekuća verzija dokumenta se uvek nalazila na pravom mestu u pravo vreme.
Formiranje, obrada i distribucija dokumenata postaju efikasne i sigurne, a sistem vodi kompletan istorijat događaja i obezbeđuje potpun i logičan sled rada sa dokumentima. Naravno, UniDocs sam vodi računa o svim međuverzijama dokumenta u toku procesa njegove obrade. Arhiviranje je jednostavno, a arhivirani dokumenti su trenutno dostupni. Njihovo pronalaženje znatno je olakšano efikasnim sistemom višekriterijumskog pretraživanja arhive. Automatsko upravljanje revizijama dokumenta zadovoljava kriterijume definisane različitim tehničkim standardima, a mogućnost publikovanja dokumenta na oglasne table, UniDocs čini potpuno kompatibilnim sa zahtevima sistema kvaliteta prema standardima serije ISO 9000.
Pored toga dobijate mogućnost:- Lako uvođenja sistema kvaliteta u Vaše preduzeće
- Integracije sa postojećim informacionim sistemima i bazama podataka
- Kompletno upravljanje projektima i projektnom dokumentacijom
- Upravljanje dokumentacijom i informacionim sadržajima
- A sve to sačuvano u jedinstvenoj arhivi
Work Flow Designer
UniDocs WorkFlow Designer je nezavisni modul, realizovan kao Windows desktop programski paket sa grafičkim interfejsom za formiranje i opisivanje dijagrama poslovnih procesa po BPMN notaciji sandardizovanoj od strane OGC, koji sve podatke zapisuje u XPDL, XML zapisu za opis poslovnih procesa standardizovanom od strane međunarodne organizacije Workflow Management Coalition.
Na taj način analitičari poslovnih procesa mogu potpuno slobodno analizirati rešenja u okviru poslovnog sistema, bez bilo kakvih posledica po tekuću verziju operativnog workflow sistema preduzeća. Aplikacija je realizovana kao grafički alat koji u potpunosti usklađen sa BPMN(Business Process Modeling Notation), kako po izgledu grafičkih simbola, tako i po strukturi definicije poslovnih procesa, koje ovaj standard donosi.
Programski paket omogućuje analizu, projektovanje i reinženjering postojećih poslovnih procesa, kao i direktnu implementaciju projektovanih procesa u operativni sistem za upravljanje procesima (workflow engine) različitih sistema, a pre svega UniDocs.
Svi definisani procesi su u XPDL (XML Process Definition Language) formatu, koji je standard za čuvanje, razmenu i korišćenje definicija poslovnih procesa. Ovako zapisane definicije procesa se mogu neograničeno menjati bez uticaja na izvršni sistem. To znači da se, u toku analize poslovnih procesa, na ovaj način može praviti i neograničeni broj različitih verzija dijagrama za svaki od poslovnih procesa, sve do pronalaženja najoptimalnije varijante.
Aplikacija radi nezavisno od jedinstvene baze podataka bilo kog preduzeća i razvijana je u skladu sa aktuelnim standardima, kao multidocument aplikacija, koja dozvoljava jednovremeno otvaranje većeg broja prozora sa BPMN dijagramima.
Veoma je lak i intuitivan za korišćenje, pre svega zbog činjenice da su u njegov korisnički interfejs i logiku ugrađene sve preporuke koje je OGC standardizovao kroz BPMN, kao skup svih najboljih osobina do sada razvijenih i publikovanih notacija i metodologija.
& 